Кейс Contexter
EXOmassage пришли за ИИ-менеджером в WhatsApp, который должен был отвечать на заявки и доводить клиента до записи. Аудит показал: сначала нужно убрать бумажные анкеты, ручной календарь, личный WhatsApp собственницы и зависимость от одного перегруженного администратора.
Бизнес
Сервис с записью, повторными визитами, абонементами, администраторами, расписанием и клиентской коммуникацией.
Боль
Клиенты и записи держались на людях, бумаге, чатах и личной включенности собственницы. ИИ нельзя было ставить на такой контур без риска.
Решение
Собрали рабочий контур: CRM, календарь, WhatsApp, платежи, задачи, регламенты, отчеты и правила handoff между ИИ и человеком.
Результат
Первый этап сотрудничества
+3,5 млн ₸
Настроили фиксацию клиентов по типам, посчитали ценообразование и офферы для каждого типа клиентов. Оцифровали старую базу клиентов и настроили рассылку на 3 месяца вперед.
ROMI считаем только по постоянной paid-lead воронке, без единоразовой базы
Остальная выручка 3,53M (49,7%)
База 2,13M (30,0%)
Воронка 1,44M (20,3%)
12 ч (100%)
операционка
4 ч (33,3%)
-66,7% времени
Рабочее время собственницы
12 → 4 часа
Перераспределили нагрузку с собственницы на автоматику и администратора: запись, напоминания, первичные ответы, отчеты и контроль исключений перестали держаться на одном человеке.
Внедрили ИИ-менеджера, календарь с записью по ссылке и автонапоминаниями. Клиент может выбрать время сам, а система фиксирует статус, слот, источник и следующий шаг.
Разделили рабочий и личный WhatsApp собственницы. За рабочим WhatsApp теперь следит администратор: он видит заявки, контекст диалога, исключения и задачи, которые не должна решать автоматика.
Написали 60+ регламентов работы и стандартов обслуживания. Внедрили автоматизированные отчеты, где human-on-loop роль выполняет администратор: проверяет отклонения, спорные случаи и качество сервиса.
Итог: вместо 12 часов (100%) в операционке остается около 4 часов (33,3%) на отчеты, контроль качества и директорские решения. Экономия — 8 часов в день (-66,7%).
вместо 12 часов операционки — около 4 часов на отчеты, контроль и директорские решения
Управленческие метрики
15+
Собственница видит не ощущения из чата, а ежедневную картину: где теряются заявки, деньги, время, слоты и качество сервиса.
Лиды по источникам, конверсия лид → запись → пробный → курс, CPL, CPA пробного, CPA клиента, выручка по пакетам и акциям, окупаемость рекламы и вклад дожима.
Время первого ответа, доходимость до пробного, no-show, late cancel, переносы, загрузка слотов, повторные визиты, реактивация базы и качество handoff между ИИ и человеком.
Предоплаты, оплаты, рассрочки 40/30/30, возвраты, баланс, заморозки, KPI администратора и менеджера, P&L, CAC, LTV и просроченные задачи.
На следующих этапах планируем прогноз загрузки календаря, автоматические рекомендации по акциям и слотам, контроль отклонений в сервисе и усиление отчетности для собственницы.
не ощущения, а ежедневная сводка по точкам, где сервис теряет деньги или время
Аудит процессов
За один аудит фиксируем узкие места, высокорискованные допущения, работу которую можно автоматизировать и/или ускорить. На выходе — карта процессов, список узких мест и план автоматизации.
Другие кейсы
Наш кейс
Фармацевтическая автоматизация
Ранняя архитектура автоматизации аптечных и операционных процессов для рынка Казахстана.
Наш кейс
Дистрибуция БАДов
Группа из 4 компаний продавала БАДы на 7 стран СНГ и LATAM. Настроен единый workspace.
Публичный разбор
Продажи и дистрибуция
Типовой паттерн KZ-рынка: менеджеры продают из WhatsApp, остатки живут в 1С, контроль теряется между системами.
Блог
Аудит
Как понять, где бизнесу нужна система, а где сначала нужно убрать ручной хаос.
ИИ
Календарь, роли, handoff, статусы и ограничения, без которых бот начинает вредить.
Метрики
Заявки, первый ответ, no-show, повторные визиты, загрузка слотов и работа администратора.
Продажи
Что делать с анкетами, таблицами, чатами и клиентами, которые уже покупали.
Операции
Почему правила, роли и исключения важнее промпта, когда ИИ работает с клиентами.
Управление
Какие процессы должны быть видны в системе, чтобы руководитель управлял отчетами, а не чатом.
Материалы
Полезные шаблоны для предпринимателей и специалистов: аудит, карта процесса, регламент работы с ИИ-агентом и юридическая база внедрения.
Все материалы →